Structuring Scan — Engagement Letter / Angebot Template

Two-page template, EN first, DE version below. Fill [BRACKETS]. [ENTITY] is blocked on the invoicing-entity decision (README MORNING ACTION 2) — it changes the letterhead, VAT line, and Impressum. Have the RA (warm slot #10) sanity-check this template in the RDG pressure-test hour before first use.

EN version

Sawa Advisory Sawa Advisory is a trading name (Geschäftsbezeichnung) of Masawa Impact Advisory UG (haftungsbeschränkt), Schönhauser Allee 172, 10435 Berlin — Amtsgericht Charlottenburg HRB 221519 B, Geschäftsführer: Joshua Haynes [Street, PLZ City] · [email] · [USt-IdNr. or “Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG” — per entity decision]

Engagement Letter — Structuring Scan Client: [ORGANIZATION], represented by [NAME, ROLE] (“Client”) Date: [DATE] · Valid for acceptance: 14 days

1. Scope of services

A fixed-scope, two-week strategic diagnostic (“Structuring Scan”):

1. Intake (days 1-2): structured questionnaire and document review (list attached), 60-minute kickoff call.
2. Analysis (days 3-9): mapping of the Client’s legal form, pools of funds, constraints, and mission against a library of structuring patterns; comparable-structure research.
3. Options Memo (days 10-12): a written memo (~10-15 pages) containing: current-state map; 2-4 viable structuring options ranked with indicative costs, timelines, and trade-offs (business design level: entities, governance, money flows, economics); a prioritized list of questions for the Client’s legal and tax counsel; a recommended sequence; and a one-page brief addressed to the Client’s counsel.
4. Readout (days 13-14): 90-minute walkthrough with the Client’s leadership, board-ready summary slides included. The Client’s counsel is welcome and encouraged to attend. [Scan+ only: plus one facilitated 90-minute board/committee session within 30 days of the readout.]

Out of scope: legal drafting or review of legal documents; opinions on tax treatment; recommendations on specific investments or their terms; regulatory filings. See Section 4.

2. Timeline

Ten business days from receipt of (a) the signed letter, (b) the first payment installment, and (c) substantially complete intake documents. Delays in (c) shift the timeline day-for-day.

3. Fees and payment

Fixed fee: €[4,200 / 5,900] plus statutory VAT [pick ONE bracket per entity decision and client location: (a) German charitable-track: “= €4,998 including 19% VAT”; (b) non-German business/entrepreneur client with valid VAT/USt-ID: “VAT reverse charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 3a UStG / Art. 196 VAT Directive; no German VAT charged”; (c) non-German non-entrepreneur charity: per MORNING ACTION 1 VAT check — do not quote internationally before that check]. Payment: 50% on signing, 50% on delivery of the Options Memo, each due within 14 days of invoice. [Alternative for small orgs: 100% on signing at a €200 courtesy discount.]

Guarantee: if the Options Memo does not identify at least one structuring option the Client can realistically pursue, the Client may elect, within 14 days of the readout, a full refund of fees paid or a credit of the full fee against a future engagement.

Credit: 100% of the Scan fee is credited against a Full Structuring Engagement signed within 90 days of the readout.

3a. Optional — Intent to proceed: Module A (Structure Blueprint)

☐ (check to include) The Client currently intends, subject to the results of the Scan, to proceed to Module A — Structure Blueprint of a Full Structuring Engagement. This statement of intent is non-binding and creates no obligation for either party. If the Client gives written notice to proceed within 30 days of the readout, [ENTITY] will (a) hold founding-client pricing for Module A (€8,000–12,000 plus VAT, scoped) open for the Client, and (b) apply the full Scan fee as a credit against Module A. (RA note: review this clause in the same RDG pressure-test hour as the rest of the template.)

4. Nature of services (important)

This engagement provides strategic structuring analysis and education only. It does not constitute legal, tax, or investment advice, and no attorney-client, tax-advisory, or fiduciary relationship is created. All structures described require review and implementation by qualified legal and tax counsel (Rechtsanwalt, Steuerberater, Notar, or equivalent in the Client’s jurisdiction) before any action is taken. Final responsibility for regulatory compliance, charitable-status protection, and investment decisions rests with the Client and its professional advisers.

Deliverables are expressly designed to be handed to the Client’s own counsel; questions of law and tax are framed as questions for counsel, not conclusions.

5. Liability

Liability for slight negligence is limited to the fees paid under this engagement; liability for intent and gross negligence, and for injury to life, body, or health, remains unlimited. [ENTITY] maintains professional-indemnity insurance (Vermögensschadenhaftpflicht). (Confirm final clause wording with the RA — German limitation-of-liability clauses in standard terms must track §§ 305 ff. BGB.)

6. Confidentiality and IP

Each party keeps the other’s non-public information confidential. On full payment, the Client receives a perpetual, non-exclusive license to use the deliverables internally and to share them with its advisers and board. Methodology, patterns, and templates remain [ENTITY]’s property. [ENTITY] may state that the Client is a client (no details) only with the Client’s written consent.

7. Miscellaneous

German law; venue Berlin. Amendments in writing. If a provision is invalid, the remainder stands.

Accepted and agreed:

____ [ORGANIZATION], [NAME, ROLE], date ____ [ENTITY], Joshua Haynes, date

DE version (Angebot / Auftragsbestätigung)

[ENTITY] · [Adresse] · [E-Mail] · [USt-IdNr. bzw. Hinweis § 19 UStG]

Angebot — Structuring Scan Auftraggeberin: [ORGANISATION], vertreten durch [NAME, FUNKTION] Datum: [DATUM] · Bindefrist: 14 Tage

1. Leistungsumfang

Eine strategische Diagnose mit festem Umfang und Festpreis (“Structuring Scan”), Dauer zwei Wochen:

1. Aufnahme (Tag 1-2): strukturierter Fragebogen und Unterlagen-Review (Liste anbei), 60-minütiges Kickoff-Gespräch.
2. Analyse (Tag 3-9): Abgleich von Rechtsform, Mittelkategorien, Restriktionen und Zweck der Auftraggeberin mit einer Bibliothek von Strukturierungsmustern; Recherche vergleichbarer Strukturen.
3. Options-Memo (Tag 10-12): schriftliches Memo (ca. 10-15 Seiten): Ist-Aufnahme; 2-4 gangbare Strukturoptionen mit indikativen Kosten, Zeitplänen und Abwägungen (Ebene der wirtschaftlichen Gestaltung: Einheiten, Governance, Mittelflüsse, Ökonomie); priorisierte Fragenliste für Rechtsanwalt und Steuerberater der Auftraggeberin; empfohlene Reihenfolge; einseitiges Briefing, adressiert an die Berater der Auftraggeberin.
4. Ergebnisgespräch (Tag 13-14): 90-minütige Durchsprache mit der Geschäftsführung, vorstandsfähige Kurzpräsentation inklusive. Die Teilnahme der Berater der Auftraggeberin ist ausdrücklich erwünscht. [Nur Scan+: zusätzlich eine moderierte Vorstands-/Gremiensitzung (90 Min.) innerhalb von 30 Tagen.]

Nicht Gegenstand des Auftrags: Rechtsdienstleistungen jeder Art, insbesondere Erstellung oder Prüfung von Rechtsdokumenten; Aussagen zur steuerlichen Behandlung; Empfehlungen zu konkreten Kapitalanlagen oder deren Konditionen; behördliche Verfahren. Siehe Ziffer 4.

2. Zeitplan

Zehn Arbeitstage ab Zugang von (a) Auftragsbestätigung, (b) erster Zahlungsrate und (c) im Wesentlichen vollständigen Aufnahmeunterlagen. Verzögerungen bei (c) verschieben den Zeitplan taggenau.

3. Vergütung und Zahlung

Festpreis: €[4.200 / 5.900] zzgl. gesetzlicher USt. [Gemeinnützigen-Variante: “= €4.998 inkl. 19 % USt.”; Auslands-B2B-Variante: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge), § 3a UStG”; Auslands-Nichtunternehmer: erst nach USt-Prüfung anbieten — siehe MORNING ACTION 1] Zahlung: 50 % bei Beauftragung, 50 % bei Übergabe des Options-Memos, jeweils zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung.

Garantie: Zeigt das Options-Memo keine für die Auftraggeberin realistisch verfolgbare Strukturoption auf, kann die Auftraggeberin innerhalb von 14 Tagen nach dem Ergebnisgespräch die vollständige Erstattung oder eine Gutschrift des Honorars wählen.

Anrechnung: Das Scan-Honorar wird zu 100 % auf ein innerhalb von 90 Tagen beauftragtes Full Structuring Engagement angerechnet.

3a. Optional — Absichtserklärung: Modul A (Struktur-Blueprint)

☐ (zum Einschluss ankreuzen) Die Auftraggeberin beabsichtigt derzeit, vorbehaltlich der Ergebnisse des Scans, Modul A — Struktur-Blueprint eines Full Structuring Engagement zu beauftragen. Diese Absichtserklärung ist unverbindlich und begründet keinerlei Verpflichtung. Erklärt die Auftraggeberin innerhalb von 30 Tagen nach dem Ergebnisgespräch in Textform die Beauftragung, hält [ENTITY] (a) die Gründungskunden-Konditionen für Modul A (€8.000–12.000 zzgl. USt., nach Umfang) offen und (b) rechnet das Scan-Honorar vollständig auf Modul A an. (RA-Hinweis: Klausel in der RDG-Prüfstunde mitprüfen lassen.)

4. Art der Leistung (wichtig)

Diese Beauftragung umfasst ausschließlich strategische Strukturierungsanalyse und Wissensvermittlung. Sie stellt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung dar; ein Mandats-, Steuerberatungs- oder Treueverhältnis wird nicht begründet. Alle beschriebenen Strukturen bedürfen vor jeder Umsetzung der Prüfung und Umsetzung durch qualifizierte rechtliche und steuerliche Berater (Rechtsanwalt, Steuerberater, Notar). Die Verantwortung für regulatorische Compliance, den Schutz der Gemeinnützigkeit und Anlageentscheidungen verbleibt bei der Auftraggeberin und ihren Beratern.

Rechts- und Steuerfragen werden in den Arbeitsergebnissen als Prüffragen für die Berater der Auftraggeberin formuliert, nicht als Schlussfolgerungen.

5. Haftung

Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist auf die Höhe des gezahlten Honorars begrenzt; die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden an Leben, Körper und Gesundheit bleibt unberührt. [ENTITY] unterhält eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. (Klauselwortlaut vor Erstverwendung anwaltlich prüfen lassen — AGB-Recht, §§ 305 ff. BGB.)

6. Vertraulichkeit und Nutzungsrechte

Beide Parteien behandeln nicht-öffentliche Informationen vertraulich. Mit vollständiger Zahlung erhält die Auftraggeberin ein zeitlich unbegrenztes, einfaches Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen für interne Zwecke und zur Weitergabe an Gremien und Berater. Methodik, Muster und Vorlagen verbleiben bei [ENTITY]. Referenznennung nur mit schriftlicher Zustimmung.

7. Schlussbestimmungen

Deutsches Recht; Gerichtsstand Berlin. Änderungen bedürfen der Textform. Salvatorische Klausel.

Beauftragung:

____ [ORGANISATION], [NAME, FUNKTION], Datum ____ [ENTITY], Joshua Haynes, Datum